Tecnologías de la información en la empresa

Hoy en día es innegable la penetración que ha tenido en nuestras vidas y sociedades los distintos usos y tecnologías informáticas, podemos hoy por hoy, realizar un sin numero de acciones cotidianas a través de las tecnologías de la información o tecnologías automáticas, desde cosas tan triviales como lo es relajarnos y divertirnos, hasta estudiar, generar informes, redactar este pequeño resumen o cosas mucho mas comprometedoras en nuestra cotidianeidad, como lo es hacer compras, realizar un tramite. Etc.

A través de este texto utilizaremos algunos conceptos claves que serán tratados de llevar a una definición simple y más cercana, con palabras que usamos diariamente dejando de lado, sin menospreciar su importancia para las disciplinas, los tecnicismos.

Informática: se podría decir que la informática es la ciencia que se ocupa racionalmente y por medios automáticos de la utilización y manejo de la información. Por medio de computadores u otras maquinas. A esto hace referencia este acrónimo (información automática)

Existen cuatro principios que podemos definir como trascendentes en la informática:

-diseño y construcción de maquinas

- el diseño e implementación de nuevas formas de trabajo

-el diseño de aplicaciones tecnológicas

-el mejoramiento de aplicaciones antes construidas.

Estos principios abarcan o se insertan en varias disciplinas como lo son la medicina, la ingeniería e incluso el arte. Sin embargo en los que nos atañe en este momento es las aplicaciones que tiene la informática a las empresas, principalmente a sus sistemas productivos y redes de comunicación.

En un principio la informática se utilizo para remplazar en la producción a aquellas tareas realizadas por operarios o funcionarios que eran tediosas y repetitivas generando esta una mayor capacidad productiva.

Posteriormente la informática fue utilizada para un mayor manejo de la información, esto en su amplio espectro, con el fin de mejorar la toma de decisiones de los directivos de la empresa. Resalta aquí que la utilización de esta en lo que se refiere a los flujos de información posibilita a los directivos de las organizaciones empresariales el tener un conocimiento acabado no solo de la empresa internamente sino que también de cómo esta opera en el entorno.

En la actualidad la buena utilización de la informática, en lo que se refiere a buenos sistemas de tecnología de la información y las comunicaciones son un factor importantísimo a la hora degenerar ventajas competitivas para las empresas en un mundo cada vez mas dinámico, competitivo e instantáneo, todo esto como consecuencia de lo que conocemos como era de la información, dentro de un mundo altamente globalizado.

Los datos.

Hoy en día las empresas que se mueven en sectores productivos como lo es las agencias de publicidad, corredoras de propiedades, agencias de estudio estadístico, por nombrar algunas, entienden la importancia del buen tratamiento de la información, contando con este como uno de sus mas importantes, sino el único activo con el que cuentan.

Para especificar un poco debemos hacer la diferencia a dos conceptos que muchas veces en el lenguaje coloquial se asumen como sinónimos, el dato y la información. Para un entendimiento simple se podría decir que el dato es la materia prima de la información.

Antes de establecer la definición señalaremos un concepto a tener en cuenta, el concepto de carácter, este hace referencia a cualquier símbolo numérico o alfabético con los cuales se transforma la información o se la simplifica y que utilizamos en la escritura o el cálculo.

De esta manera podemos definir un dato como cualquier carácter o conjunto de estos.

Textualmente se trata en el texto a esto como: un dato es un elemento de conocimiento que carece de significado por si mismo, que esta fuera de su contexto, se trata de algo incompleto. Que necesita un complemento en la forma de otro dato que le de mas sentido. Por o tanto un dato tiene un carácter individualizado y simple.

Por otra pate entendemos información como un dato o un conjunto de datos que están procesados ye interpretados por alguien, situados en su contexto, de forma que tiene significado y utilidad.

Definiremos a continuación un conjunto de conceptos que nos serán de utilidad a la hora de darle uso y aplicación al tratamiento de datos en torno a la sistematización para las empresas y sus procesos productivos, que hoy más que nunca entienden a este como un activo importante. Sino el único.

La decisión: a decisión es una acción de elección entre vías alternativas, toda elección es un proceso complejo de acción ya que presupone un análisis acabado de la realidad y de las ventajas o desventajas a la hora de tomar determinada opción y dejar por ende la no considerada.

Incertidumbre: entendemos la incertidumbre a la hora de tomar una decisión por ejemplo, podemos saber que al tomar determinada opción podemos predecir cuales son los posibles resultados de nuestro accionar pero no sabemos cual es la posibilidad de que uno de ellos sea el resultante esperado, mas ventajoso en el caso de estar inmersos en una organización empresarial.

Ruido: es la información no necesaria en el proceso o como los errores de transmisión de esta en su proceso. Por ejemplo al analizar una situación determinada solo nos detendremos a examinar los datos realmente trascendentales, a la hora de hacer una transacción poco nos puede interesar el estado del tiempo en otro país, aunque este ejemplo suene burdo tratamos de entregar la idea lo mas simple posible.

Redundancia: es la reiteración de cualquier tipo de enunciado o de información, con la única finalidad de recalcar una idea cualquiera para poder de esta manera evitar el ruido en la transferencia de información.

El conocimiento: este concepto hace referencia la información elaborada o procesada, que es valorada y situada en su contexto. Algunos autores que están fuera de este documento hacen referencia a la relación entre información y aplicación de esta a la realidad o en resumidas cuantas a la relación intima de teoría y practica.

Operaciones elementales en el tratamiento de la información.

El tratamiento de la información consiste básicamente en tomar unos datos base de entrada y transformarlos para que se conviertan en datos de salida, sea con maquinas o de manera manual, el proceso estará basado en alguna de las siguientes operaciones; lectura, registro, clasificación, calculo, reproducción, escritura.

Tipos de información en la empresa.

En el desenvolvimiento de la labor organizativa y comercial de la empresa se generan como es de esperar, dos tipos de información. Información interna y externa: la primera hace referencia al cumulo de información que se transmite internamente en la organización como resultado de las relaciones y de los flujos comunicativos de lo cotidiano así como también a las reglas y normativas existentes al interior de la organización. Por otra parte la información externa es la que se genera en la práctica organizativa derivada del ambiente en que participa la empresa, país, economía, mercado, etc.

Dentro de la información externa podemos hacer un par d distinciones. La primera es la información de gobierno esta se refiere a los objetivos a alcanzar y la normativa a seguir y por otro lado la información de consumo que sirve para analizar el acontecer de la empresa, las acciones a tomar a partir de su contexto interno y externo.

La información básica o primaria es aquella que no ha pasado por ningún proceso de manipulación o transformación, por otra parte la información secundaria es aquella que ya ha sido manipulada.

La información contable es aquella que registra o contiene datos acerca del estado financiero de la empresa u organización, esta se centra e los datos de ingreso de capitales y egreso de estos. Esta información es de suma importancia ya que señala el rendimiento de la actividad empresarial.

La información administrativa es un derivado, o se puede entender como tal, de la información contable, esta es menos extensa y detallada que la anterior y hace referencia al desempeño general y las tendencias más importantes dentro de la actividad de la organización.

En el trascurso de los últimos años el sector productivo se ha dado cuenta, y en esto se basan los últimos estudios de productividad, que la competitividad y permanencia en el mercado ya no solo depende de la posibilidad de vender sus productos mas baratos en comparación con los demás si no que también el como responder a las demandas, necesidades y gustos de los clientes, transformando esta información en una ventaja competitiva a la hora de elegir el como, el cuando y el que producir.

Flujos de información en la empresa.

Los tres tipos básicos de flujo de la información en las empresas con los cuales esta se relaciona con su entorno son:

Información externa o ambiental: información proveniente del mercado que nos señala cuales son las necesidades de los clientes y cuales son los mejores canales de distribución así como acerca de las tecnologías existentes para cubrir dichas necesidades.

Información interna: hace referencia a la información que circula dentro de la empresa y que es tratada y convertida en conocimiento acerca de cómo y que producir con el afán de cubrir las demandas del mercado.

Información corporativa: es la información que la empresa entrega al entorno con el afán de dar a conocer sus productos o servicios a sus posibles clientes.

Puede establecerse una tipología general de la información requerida por la empresa para desarrollarse en el mercado. Así los siguientes conceptos pueden ser fundamentales a la hora de recoger y buscar información.

Científica: avances y descubrimientos del conocimiento científico.

Técnica: desarrollo de tecnologías, aunque para la empresa es de vital importancia contar con la información acerca de patentes.

Competitiva: no se distribuye de forma regular entro de la empresa por no considerarse de vital importancia que todos la manejes, se refiere a la información acerca de la competencia, de sus productos de sus tecnología y de sus procesos internos.

Técnico económico: información externa acerca de facturación, cuotas de mercado, beneficios, etc.

Jurídico reglamentaria: hace referencia a la información acerca de la legislación tanto nacional como internacional, la reglamentación, los actos jurídicos.

Entorno y seguridad: aplicada a empresas con posible impacto ambiental o tratamiento de productos tóxicos

Cualitativa y general: es la información del entorno en lo que se refiere al entorno social y su evolución, que permitan mejorar la gestión de la empresa.

Características de la información.

La información puede ser tratada de varias formas como recurso y como proceso. Ya desde muy pequeños hemos sido educados en la información como proceso, en el llamado proceso comunicativo como una relación de transferencia de información que seda a través de un medio, en un contexto determinado y con un código que les permita a los actores el entendimiento, aquí entra en juego factores emocionales tanto como sociales, la otra forma de tratar la información, como recurso, hace referencia a la utilización cualitativa de esta, el numero de hectáreas arrasadas en un incendio, el ingreso per cápita, etc.

La información no debe ser entendida bajo ninguna óptica como un mero complemento de la actividad empresarial, es tal su importancia que hoy en día se ha transformado en uno de los principales activos de las empresas en mundo altamente competitivo, es así como esta se transforma en un recurso, en un proceso que debe ser tratado de forma adecuada para alcanzar mayores grados de eficiencia con el fin de optimizar este recurso en un proceso provechoso para la empresa.

Aquí aparece una necesidad y una tarea de vital importancia. El tratamiento de la información, la necesidad de planificar dicho recurso.

-una información es de difícil división en partes diferenciables.

-una persona que transmite la información no la pierde al compartirla.

-la información no se gasta con el uso.

-al usar la información no se gasta.

-una información puede tener valor hoy y carecer del mismo mañana.

-una información puede ser de valor para un sujeto así como arecer de esto para otro.

Dela observación de las características y particularidades de este recurso se concluye que este recurso debe y tiene un tratamiento en especial diferente a como se trata y administra cualquier otro, como lo es la materia prima o la administración del recurso humano.

Cualidades de la información.

Se sabe que hoy en día la humanidad a generado mas información que en toda su historia, se entiende por estándares internacionales un profesional para considerarlo informado debería leer un mínimo de 50 paginas diarias, es así como debemos entender que hoy en día lo que falta no es la información sino el tiempo para digerirla y procesarla.

Debemos aprender a conocer y distinguir la información, la buena de la mala información. A generar y practicar filtros para la e lectura y asimilación de esta, un ejemplo claro es el bombardeo de infoemcion que nos frece hoy en día internet, donde al señalar una palabra en un buscador, aparece en la pantalla miles y miles de articulo referente al tema en cuestión, lo que sabemos es que la información abunda de lo que no estamos seguros es de la calidad y la veracidad de esta.

Por otra parte sabemos que la información y su valor tienen un punto de vista relativo, depende exclusivamente, en lo que se refiere al valor de esta, de quien la use, la busque, y los fines de esta.

Podemos señalar que un buen criterio de selección de información se puede fundamentar en los siguientes puntos, que lógicamente no deben seguirse al pie de la letra sino que son criterios generales de selección.

Relevancia, adecuación, precisión, exhaustividad, fiabilidad, direccionamiento, puntualidad, nivel de detalle, formato, comprensibilidad, comunicabilidad.

Desde 1985 la gestión de los recursos de la información como disciplina esta principalmente a cargo de profesionales de distintas áreas, tales como, informática, ciencias de la computación y administración de empresas. Con el desarrollo de esta disciplina en la práctica y en la metodología es como hoy contamos con técnicas y herramientas para una buena gestión en lo que como antes dijimos, unos de los recursos de mayor valor en el ambiente competitivo en el que opera la organización empresarial. Se presentan dichos criterios o consideración al trabajar con la información.

La información es uno de los principales recursos de la empresa.

La información, los instrumentos de obtención, tratamiento y difusión deberían reflejarse en el crecimiento de la empresa.

La información es patrimonio de la empresa en su conjunto.

La gestión de la información necesita una planificación a escala global.

La información formal e informal debe ser tratada de manera similar.

La información es un recurso clave para realizar adecuadamente las actividades de la empresa.

Conclusión:

Después de definido y determinado el campo de acción y la relevancia de la informática, sus alcances y logros, la utilidad en la actualidad para las empresas. En el tratamiento de uno de los recursos que por el desarrollo mismo de la producción en sus sectores, en las empresas, la información sea vuelto necesaria , transcendente y fundamental a la hora de generar ventajas competitivas esto genera un sinfín de objetivos y de cuestionamientos acerca de sus tratamiento, para esto es necesario conocerla a fondo, una máxima rescatable para esto es “conocer para trasformar” es así como clasificamos y sub dividimos el estudio de ella información para tener una mayor comprensión de que es y para que sirve, con el fin de encontrar formas de potenciar su utilidad y es así como llegamos a criterios de selección y gestión de dicho recurso, que no solo es tratado como tal sino que también dentro de esto es ent5endido como un proceso-recurso, complejo , ilimitado, transcendente en un mundo actual, globalizado, informad, que evoluciona y se revoluciona constantemente..